5 mandamientos para que el Project Management sea exitoso

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En todo proyecto donde se realiza Project Management debemos trabajar en ciclo de mejora continua, documentando todas las lecciones aprendidas periódicamente, y no únicamente hasta el final del proyecto, para que podamos enriquecer nuestra base de datos y que siempre el siguiente proyecto sea mejor que el anterior. 

Durante la documentación de lecciones aprendidas de diferentes proyectos, con varios involucrados durante las etapas de los proyectos, hemos notado que varias se repiten y muchas de ellas se pueden englobar en los siguientes cinco mandamientos:

1. No Asumir

¿Cuántas veces no hemos detectado errores porque asumimos que la otra persona lo iba a hacer cómo nosotros lo pensamos? Es sumamente común encontrar esta justificación cuando se detectan errores, donde a veces asumimos que el contratista experto lo iba a hacer cómo nosotros lo necesitamos.

Aclaro que no necesariamente alguna de las formas de hacerlo está mal, simplemente que no se fue lo suficientemente claro al momento de dar instrucciones.

Es de vital importancia que el Project Manager no asuma que el contratista tiene total claridad de las especificaciones técnicas con las que tiene que hacer el trabajo.

A pesar de que hagamos una buena planificación y haber detallado todos los requerimientos durante las licitaciones, es muy usual que el equipo que ejecuta los trabajos no haya estado involucrado durante la licitación y no siempre le comunican todas las particularidades de los proyectos. Entonces ejecutan acorde a su mejor criterio.

De nuevo, no necesariamente el criterio esté equivocado, sino que se debe confirmar que todos los requerimientos técnicos los tenga claro el contratista antes de iniciar con la ejecución para evitar errores y reprocesos.  

 

Para que un proyecto sea exitoso, debemos hacer estricto apego a los compromisos adquiridos

 

Una buena práctica durante las reuniones periódicas de obra es solicitar al contratista una explicación de cómo tienen planificado abordar algún reto del proyecto o la logística de ejecución de los trabajos, en ese momento pueden salir a luz diferencias importantes de la metodología o especificaciones técnicas del proceso.

Otra forma de confirmar que la otra parte haya entendido la instrucción recibida es solicitarle que parafrasee o repita en sus palabras las instrucciones que se le acaban de dar par confirmar que sí se hayan interpretado correctamente.

Por lo mismo, no podemos asumir, debemos asegurarnos de que la otra parte tenga total claridad de qué debe hacer y cuál es el procedimiento requerido. 

2. Comunicación 

Como humanos cometemos errores y se deben comunicar. El pecado es cometer el mismo error dos veces. Por supuesto que debemos procurar no equivocarnos para que, si cometemos un error, sea un error y 99 aciertos.

No obstante, al momento de cometer un error, lo valioso es comunicarlo rápidamente. En construcción, donde la variable de tiempo es fundamental, debemos tomar decisiones rápidamente y mientras antes comuniquemos cualquier error u omisión, el plan de acción puede ser más efectivo.

Por lo mismo, debemos ser muy ágiles para comunicar cualquier inconveniente para mitigar el impacto que genere.

Como Project Manager invertimos alrededor de 70 % y 80 % de nuestro tiempo comunicándonos con nuestro equipo, oferentes, contratistas, clientes, arquitectos, ingenieros, entidades gubernativas y municipales, bancos, etc. Por lo mismo, es mandatorio poder priorizar nuestro tiempo y poder comunicar de forma muy eficaz los temas importantes para mantener informados a quienes deben estarlo. 

3. “Stick to my word”

Durante la gestión de Project Management se acostumbra a tener reuniones periódicas con el equipo y los contratistas del proyecto. En dichas reuniones, se monitorea el avance del proyecto, se resuelven dudas técnicas y se definen compromisos de avance para el siguiente período.

Es valioso que las personas que participen en estas reuniones estén en control de su equipo y tengan la suficiente autoridad para asumir compromisos con el equipo de Project Management y demás contratistas. 

Para que un proyecto sea exitoso, debemos hacer estricto apego a los compromisos adquiridos, los cuales se deben generar con mucho profesionalismo para evitar generar falsas expectativas que no se vayan a cumplir.

En estas reuniones se dan casos en los que, ante la presión del proyecto, algunos contratistas se comprometan a fechas optimistas que en algunos casos no cumplen. Por lo mismo, es mandatorio cumplir con los compromisos ofrecidos con mucha seriedad para alcanzar los objetivos del proyecto.  

4. Cuidado de los detalles

De nuevo, estamos en una industria muy sensible a los plazos de ejecución y a los costos de construcción, por lo que siempre se busca realizar lo más rápido, con el menor costo sin descuidar la calidad requerida.

No obstante, ante la presión del tiempo, no debemos perder de vista nunca el cuidado de los detalles. No es justificación, por hacerlo rápido, no tomar todas las medidas necesarias para asegurar la calidad del entregable.

Es importante, que la ejecución de los trabajos se haga correctamente desde el inicio, porque si se descuida algún aspecto de calidad por apresurar el plazo, se rechazan los mismos y se dan reprocesos que generan atraso y sobrecostes innecesarios.

Por lo mismo, es mandatorio siempre cuidar los detalles. Son los pequeños detalles los que hacen una gran diferencia.  

 

Es de vital importancia que el Project Manager no asuma que el contratista tiene total claridad

 

5. Sentido de urgencia

Anteriormente, mencionamos lo fundamental de no descuidar los detalles para hacer las cosas correctamente y para que eso se alcance sin descuidar ningún aspecto de calidad, es mandatorio darle sentido de urgencia a todos los temas que surjan.

Debemos ser muy ágiles en resolver y definir. Una buena decisión va de la mano con la rapidez que se tome.

No hay decisión perfecta, pero sí una buena solución debe ser tomada dentro de un marco de tiempo razonable para que no deje de ser oportuna.

De nuevo, por la sensibilidad al tiempo en los proyectos de construcción, es mandatorio que trabajemos siempre con sentido urgencia para no generar atrasos

Para que el proyecto sea exitoso no podemos dejar de implementar estos cinco mandamientos de Project Management

 

ROSSO se especializa en Professional Project Management para proyectos de Real Estate, dando a sus clientes asesorías e implementando las mejores prácticas a nivel mundial de Project Management. Tiene experiencia en proyectos de apartamentos, casas, oficinas, ofibodegas, self-storage, comercial, industria alimenticia y farmacéutica e institucional.  

El contenido en la sección de Opinión es responsabilidad exclusiva del autor y no representa necesariamente la postura o la línea editorial del medio.

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